Uma associação pode estar com dinheiro no banco, projetos em andamento e atividades funcionando normalmente — e, ainda assim, possuir problemas contábeis importantes que só aparecem meses ou anos depois.
As dificuldades costumam surgir quando a entidade precisa prestar contas, entregar obrigações, renovar certificações, demonstrar a origem de recursos, aprovar contas em Assembleia, trocar de contador ou explicar diferenças entre os saldos bancários e contábeis.
Por isso, a contabilidade de uma organização do Terceiro Setor não deve existir apenas para transmitir declarações. Entidades sem finalidade de lucros precisam manter escrituração contábil regular, observando as Normas Brasileiras de Contabilidade e, especialmente, a ITG 2002 (R1).
Resposta rápida: quais são os 5 erros que mais preocupam?
1. Confundir controle financeiro com contabilidade.
2. Misturar recursos próprios, projetos e fontes vinculadas.
3. Deixar a prestação de contas para o fim do projeto.
4. Presumir que “sem fins lucrativos” significa “sem tributos e sem regras sobre pessoas”.
5. Manter Estatuto, governança, documentos e contabilidade desconectados.
Sua associação acumulou pendências ou você não sabe se a contabilidade representa a realidade?
A Caldeira & Caldeira pode analisar a situação contábil, fiscal e documental e identificar os principais pontos que precisam ser corrigidos.
ERRO 1 — Confundir controle financeiro com contabilidade
Planilhas de entradas e saídas, extratos bancários, comprovantes arquivados e controles de saldo são importantes, mas não substituem a escrituração contábil.
O saldo bancário não conta toda a história
Imagine que uma associação tenha R$ 150 mil depositados. Esse valor, isoladamente, não informa se R$ 100 mil pertencem a projeto específico, R$ 20 mil correspondem a compromissos assumidos, R$ 10 mil serão destinados a férias e encargos e apenas R$ 20 mil estão efetivamente livres.
A contabilidade reúne informações sobre ativos, passivos, patrimônio, receitas, despesas, provisões, recursos vinculados e resultado.
Registrar somente quando o dinheiro entra ou sai também é um problema
A contabilidade não funciona simplesmente pelo extrato bancário. Férias, 13º salário, obrigações, depreciação, receitas e despesas por competência, bens patrimoniais, subvenções e doações podem exigir reconhecimento contábil próprio.
Como corrigir: manter escrituração regular, conciliada com bancos, documentos e controles auxiliares.
ERRO 2 — Misturar dinheiro da associação com recursos dos projetos
Quando a organização cresce, podem surgir vários projetos, doações livres, editais, parcerias públicas, patrocínios e recursos próprios. Tratar tudo como um único caixa cria risco.
Dinheiro no banco não significa dinheiro disponível
Um recurso recebido para determinado projeto pode possuir finalidade específica, prazo de utilização, orçamento aprovado, categorias de despesa, regras de prestação de contas e condições para eventual saldo remanescente.
A estrutura contábil precisa permitir identificar recursos com e sem restrição e segregar adequadamente atividades e projetos.
O que acontece quando os projetos são misturados?
O Projeto A pode acabar pagando despesa do Projeto B; um equipamento pode perder a identificação de sua fonte; recursos vinculados podem financiar despesas institucionais; ou a prestação de contas pode apresentar saldo diferente da contabilidade.
Nas parcerias submetidas ao MROSC, a prestação de contas deve permitir avaliar a execução do objeto, metas e resultados e, quando cabível, o nexo entre receitas e despesas.
Como corrigir: utilizar centros de custos, projetos, contas analíticas, conciliação por fonte, controles patrimoniais e relatórios gerenciais adequados à realidade da entidade.
ERRO 3 — Começar a prestação de contas quando o projeto já terminou
Uma boa prestação de contas começa no planejamento, não no encerramento. Durante a execução devem ser acompanhados objeto, metas, orçamento, atividades, beneficiários, documentos fiscais, extratos, contratos, pessoal, patrimônio, resultados e alterações do plano de trabalho.
Nota fiscal não é prestação de contas
Ter todas as notas fiscais não significa possuir uma prestação de contas consistente. Uma compra pode estar documentalmente comprovada e, ainda assim, ser necessário demonstrar por que ocorreu, se estava prevista, se foi entregue, como foi utilizada e qual meta ajudou a cumprir.
Como corrigir: adotar rotina mensal de conciliação bancária, conferência documental, acompanhamento do orçamento e das metas e controle patrimonial.
Sua entidade recebeu recursos e a prestação de contas está desorganizada?
Quanto mais cedo as divergências forem identificadas, maior a possibilidade de reconstruir a documentação e compreender corretamente os saldos.
Veja como podemos apoiar a organização contábil dos projetos →
ERRO 4 — Achar que “sem fins lucrativos” significa “sem impostos, encargos ou regras sobre remuneração”
Afirmações como “associação não paga imposto”, “ONG não paga INSS”, “presidente nunca pode receber”, “prestador com nota fiscal nunca gera vínculo” ou “CEBAS significa que a entidade não paga nada” não devem ser aplicadas como regras universais.
Imunidade e isenção são conceitos diferentes
Nem toda associação possui imunidade constitucional. Também existem isenções legais aplicáveis a determinadas entidades e tributos. Uma mesma organização pode ser imune em relação a determinado imposto, isenta em outra situação e normalmente tributada em determinada operação.
CEBAS não é benefício automático de toda associação
A certificação possui requisitos próprios e se dirige às entidades beneficentes das áreas abrangidas pela legislação. Além da certificação, as condições legais precisam continuar sendo cumpridas.
Remuneração de dirigentes exige análise
Antes de remunerar presidente ou diretores, é necessário verificar Estatuto, função efetivamente exercida, regime tributário, eventual certificação, valor, formalização, tributação e obrigações previdenciárias.
Leia: Remuneração de Dirigentes em Associações →
Funcionário, voluntário, autônomo e PJ não são equivalentes
A forma contratual precisa corresponder à relação que realmente existe. Associações podem contratar empregados e devem cumprir as obrigações trabalhistas quando houver vínculo.
Leia: Funcionários em Associações Sem Fins Lucrativos →
ERRO 5 — Deixar Estatuto, governança, documentação e contabilidade seguirem caminhos diferentes
Uma associação não é formada apenas por um CNPJ. Existe uma estrutura jurídica e institucional por trás da contabilidade, e os problemas surgem quando cada documento passa a mostrar uma realidade diferente.
O Estatuto pode dizer que dirigentes não recebem enquanto a contabilidade registra pagamentos mensais; a finalidade estatutária pode não acompanhar a atividade real; ou ata, cadastro, banco, eSocial e declarações podem identificar administradores diferentes.
A contabilidade precisa conhecer o Estatuto
O Estatuto influencia fontes de recursos, competências da diretoria, aprovação das contas, destinação patrimonial, remuneração, governança e funcionamento dos órgãos.
Leia nosso guia sobre Estatuto Social de Associação →
A Assembleia precisa receber informação confiável
A aprovação das contas deve estar apoiada em informações que correspondam à realidade econômica da entidade. Não é recomendável aprovar genericamente “as contas do ano” quando sequer existem demonstrações fechadas ou saldos bancários conciliados.
Um sexto problema escondido dentro dos cinco: deixar tudo para o fim do ano
Muitos dos erros anteriores têm a mesma origem: documentos chegam tarde, conciliações são feitas apenas no encerramento, projetos só são conferidos na prestação de contas, patrimônio é levantado quando alguém solicita o Balanço e questões tributárias são analisadas depois de os fatos ocorrerem.
Para pessoas jurídicas imunes e isentas, as obrigações acessórias aplicáveis também precisam ser avaliadas conforme a situação concreta da entidade. É muito mais difícil produzir informações confiáveis no encerramento quando a contabilidade não foi organizada durante o exercício.
Como saber se a contabilidade da sua associação precisa de revisão?
☐ Os extratos bancários estão conciliados mensalmente?
☐ Sabemos quanto existe de recurso livre e vinculado?
☐ Cada projeto possui saldo identificável?
☐ Os bens possuem origem e controle patrimonial?
☐ Folha e encargos estão integrados à contabilidade?
☐ Os dirigentes remunerados estão formalizados corretamente?
☐ Sabemos por que a entidade é imune, isenta ou tributada?
☐ As obrigações acessórias estão em dia?
☐ Estatuto e composição da diretoria estão atualizados?
☐ Balanço e demais demonstrações são elaborados regularmente?
☐ Projetos possuem centros de custo ou segregação equivalente?
☐ Prestação de contas e contabilidade apresentam números conciliáveis?
Quanto maior o número de respostas “não”, maior a necessidade de revisão. Isso não significa automaticamente que todos os exercícios estejam incorretos, mas indica que vale realizar um diagnóstico antes que uma obrigação, financiador, certificação ou troca de contador transforme as diferenças em problema maior.
Perguntas frequentes sobre erros contábeis em associações
Associação pequena também precisa de contabilidade?
Sim. Entidades sem finalidade de lucro devem manter contabilidade regular, observando as normas contábeis aplicáveis.
Uma planilha de caixa substitui a contabilidade?
Não. Ela auxilia o controle financeiro, mas não substitui escrituração, reconhecimento patrimonial e demonstrações contábeis.
Associação sem movimento precisa se preocupar com contabilidade?
Sim. É necessário verificar o que “sem movimento” significa no caso concreto. Saldo bancário, aplicações, patrimônio ou outras movimentações podem afastar a ideia de inatividade completa.
Posso usar dinheiro de um projeto para pagar outra despesa da associação?
Recursos vinculados devem observar a finalidade e as condições do instrumento e não devem ser tratados automaticamente como recursos livres.
Toda associação é isenta de impostos?
Não. Imunidade, isenção e natureza sem fins lucrativos são conceitos diferentes.
Associação pode ter funcionários?
Sim. Quando houver relação de emprego, aplicam-se as obrigações trabalhistas correspondentes.
Presidente pode receber remuneração?
Pode haver remuneração, mas é necessário analisar Estatuto, função exercida, regime tributário, eventual CEBAS e demais requisitos aplicáveis.
Prestação de contas é responsabilidade apenas do contador?
Não. Ela envolve gestão, financeiro e equipe responsável pela execução, pois também é necessário comprovar metas, atividades e resultados.
Contabilidade e prestação de contas devem apresentar os mesmos números?
Elas devem ser conciliáveis e contar a mesma história econômica, embora possam utilizar classificações e critérios distintos conforme suas finalidades.
É possível corrigir contabilidade antiga?
Em muitos casos, sim. Primeiro é necessário reconstruir documentos, bancos, patrimônio, obrigações e lançamentos para identificar os ajustes e exercícios afetados.
Uma associação não precisa esperar surgir um problema para revisar sua contabilidade
A situação mais segura é aquela em que a diretoria consegue responder, a qualquer momento, quanto a entidade possui, quanto é recurso livre, quanto pertence a cada projeto, quais obrigações existem, qual é o patrimônio, quais benefícios tributários são utilizados e se a contabilidade corresponde aos documentos e à realidade.
Quando essas respostas não existem, a contabilidade deixa de ser fonte de segurança e passa a ser mais uma incerteza para a gestão.
Encontrou vários pontos de atenção no diagnóstico?
A Caldeira & Caldeira atua com contabilidade especializada para associações e organizações do Terceiro Setor, incluindo implantação, migração, organização de projetos e saneamento de situações contábeis.
Conteúdo informativo, revisado em setembro de 2026. As obrigações e os tratamentos contábeis, trabalhistas e tributários dependem das características concretas de cada entidade.
Referências oficiais
- Conselho Federal de Contabilidade — orientações para entidades sem finalidade de lucros.
- ITG 2002 (R1) — Entidade sem Finalidade de Lucros.
- Lei nº 13.019/2014 — Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil.
- Lei nº 9.532/1997 — requisitos tributários relevantes para instituições imunes e associações civis isentas.