Uma associação que executa vários projetos pode simplesmente somar todos os recursos recebidos, despesas e saldos na contabilidade geral? Não deveria.
Quando uma organização recebe recursos destinados a um projeto específico, esses valores podem possuir finalidade, prazo, orçamento e regras próprias. A entidade precisa saber quanto pertence a cada projeto, quanto já foi executado, quais recursos são livres ou vinculados, quais bens foram adquiridos e quais obrigações permanecem.
Resposta rápida: o que é contabilidade por projeto?
É uma forma de organizar a escrituração e os controles gerenciais para identificar separadamente a movimentação de cada projeto.
Uma das funções centrais é separar disponibilidade financeira de disponibilidade efetivamente livre. Ter dinheiro no banco não significa que todo aquele valor possa ser utilizado livremente pela associação.
Sua associação executa vários projetos e os números estão começando a se misturar?
A Caldeira & Caldeira pode auxiliar na implantação da contabilidade por projeto, segregação dos recursos e organização dos controles.
1. O que são recursos com restrição?
São recursos cuja utilização está condicionada a determinada finalidade, projeto, programa ou obrigação. Podem surgir de projetos empresariais, termos de fomento, editais, fundos ou doações destinadas a finalidades específicas.
Já recursos sem restrição podem ser utilizados dentro das finalidades institucionais, respeitadas as normas aplicáveis. A diferença precisa aparecer adequadamente nos controles e na informação contábil.
2. Recursos vinculados não pertencem automaticamente ao caixa livre
O fato de R$ 500 mil entrarem na conta para um projeto de dois anos não significa que a associação recebeu R$ 500 mil para utilizar como quiser. Existe uma obrigação de aplicar os recursos conforme o instrumento.
A forma de reconhecimento deve considerar a natureza do instrumento e suas condições. Não existe um único lançamento contábil aplicável indistintamente a toda doação, convênio ou parceria.
3. Receber dinheiro não significa necessariamente reconhecer toda a receita naquele momento
A ITG 2002 (R1) determina a observância do regime de competência e o tratamento das doações e subvenções segundo as normas contábeis aplicáveis. O CFC também orienta que o reconhecimento de doações e subvenções observe a NBC TG 07.
Financeiramente, o recurso pode já estar no banco enquanto contabilmente ainda existem condições ou obrigações relacionadas à sua aplicação. A escrituração deve refletir a substância do instrumento.
4. Projeto social deve possuir centro de custo?
É uma das formas mais eficientes de controle. A legislação não obriga o uso de um software com funcionalidade denominada “centro de custo”, mas a estrutura contábil precisa permitir segregação suficiente das atividades e projetos.
Isso pode ser feito por centro de custo, projeto, dimensão contábil, conta analítica, unidade gerencial ou combinação dessas estruturas.
5. Plano de contas e centro de custos não são a mesma coisa
O plano de contas explica o que é a movimentação: salários, energia, material, serviços, equipamentos ou viagens. O centro de custo/projeto explica a quem aquela movimentação pertence.
Assim, a mesma conta “Salários” pode ser apropriada ao Projeto Juventude, Projeto Cultura e Administração Geral sem criar centenas de contas contábeis.
6. Como cadastrar um projeto na contabilidade?
Antes do primeiro lançamento, crie uma ficha contendo código interno, nome, financiador, instrumento, datas de início e término, valor total, contrapartida, conta bancária, centro de custo, responsável, fonte do recurso, data de prestação de contas e regras especiais.
7. O orçamento do projeto precisa conversar com a contabilidade
Sim. É importante construir uma ponte entre rubricas do orçamento e contas contábeis. “Recursos Humanos”, por exemplo, pode envolver salários, FGTS, férias, 13º e encargos; “Equipamentos” pode corresponder a ativo imobilizado.
O objetivo é comparar orçado × contabilizado × pago × saldo disponível.
8. Conta bancária específica resolve o controle?
Não. Ela ajuda e pode ser obrigatória em determinadas parcerias, mas responde apenas quanto entrou e saiu. Não informa sozinha a natureza da despesa, existência de ativos e obrigações, competência, rateios ou provisões trabalhistas.
9. E se um projeto possuir mais de uma conta bancária?
A estrutura contábil deve relacionar todas ao mesmo projeto. Conta corrente, aplicações e outras contas admitidas precisam ser vistas em conjunto com obrigações, despesas e recursos ainda não executados.
10. Rendimentos de aplicação pertencem ao projeto?
Quando o recurso aplicado é vinculado, os rendimentos também precisam ser identificados adequadamente e tratados segundo as regras do instrumento. Eles não devem simplesmente desaparecer entre receitas financeiras livres.
11. Como tratar funcionários que trabalham em um projeto?
Quando o empregado atua integralmente em um projeto, salários, encargos, férias, 13º e benefícios podem ser identificados com essa atividade segundo os critérios aplicáveis. Quando trabalha para dois ou mais projetos, é necessário um critério consistente de rateio.
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12. Como ratear salário entre projetos?
Imagine uma coordenadora com salário-base de R$ 6.000 cuja dedicação seja documentada em 50% para o Projeto A, 30% para o B e 20% para a Administração Geral. A alocação gerencial do salário-base seria R$ 3.000, R$ 1.800 e R$ 1.200, respectivamente.
O percentual não pode ser inventado apenas para consumir orçamento. Deve existir base razoável para demonstrar a dedicação e, quando exigível, memória de cálculo sem duplicidade de fontes.
13. Férias e 13º também pertencem ao projeto?
Contabilmente, os custos do trabalho devem respeitar a competência. Férias e 13º não deveriam surgir apenas no mês do pagamento. Já a possibilidade de utilização do recurso vinculado para custeá-los depende das regras do financiador.
14. E as verbas rescisórias?
O mesmo cuidado se aplica. Um orçamento de pessoal que considera apenas salário multiplicado pelo número de meses pode subestimar o custo real. Aviso, férias, 13º, FGTS e demais verbas precisam ser considerados conforme a situação e o instrumento.
15. Como ratear despesas administrativas?
Aluguel, internet, energia, contabilidade, sistemas, limpeza e equipe administrativa podem beneficiar mais de um projeto. Quando o instrumento admite rateio, o critério deve ser objetivo, consistente, documentado e reproduzível.
Área utilizada, número de pessoas, horas ou percentual de utilização podem ser direcionadores, dependendo da natureza da despesa.
16. Posso escolher o percentual apenas para fechar o orçamento?
Não deveria. Primeiro identifique quanto o projeto efetivamente se beneficiou da despesa e se a fonte permite o custeio. Depois calcule o rateio — e não o contrário.
17. Como contabilizar a contrapartida da própria associação?
A contrapartida pode envolver dinheiro, pessoal, estrutura, equipamentos ou serviços. Ela deve ser identificada separadamente para distinguir os recursos do financiador dos aportados pela própria organização e revelar o custo real da execução.
18. A associação pode pagar despesa do projeto com recurso próprio?
Isso precisa ser analisado antes. Verifique se o instrumento admite reembolso, a justificativa, documentação, período, autorização e tratamento contábil. Hipóteses específicas não representam autorização geral para pagar indiscriminadamente e depois repor com recursos do projeto.
19. Como tratar equipamentos comprados pelo projeto?
Se o bem reunir os critérios para reconhecimento como ativo imobilizado, não estamos simplesmente diante de despesa de consumo. É necessário avaliar propriedade jurídica, restrições, vida útil, depreciação e destinação ao término do projeto.
20. Se o financiador considera o equipamento “despesa do projeto”, ele deixa de ser ativo contábil?
Não necessariamente. Para a prestação de contas, a compra pode consumir determinada rubrica no momento da aquisição; para a contabilidade, pode existir um ativo que produzirá benefícios por vários períodos. As duas informações precisam coexistir.
21. E a depreciação do bem?
Quando aplicável, a NBC TG 27 disciplina reconhecimento, mensuração, depreciação e baixa do ativo imobilizado. Isso não significa que a depreciação seja automaticamente uma despesa financiável ou reembolsável pelo projeto.
22. Bens adquiridos com recurso público podem ficar com a associação?
Depende do instrumento. A Lei nº 13.019/2014 disciplina os bens remanescentes das parcerias. Por isso, desde o início deve existir controle patrimonial que identifique o projeto e a origem dos recursos utilizados na aquisição.
23. Como tratar materiais ainda não consumidos?
O fato de terem sido pagos não significa automaticamente que todo o valor se tornou despesa contábil. Dependendo da natureza e materialidade, pode existir estoque ou material ainda disponível, exigindo inventário no fechamento.
24. Prestador de serviços também deve ser vinculado ao projeto?
Sim, quando o serviço pertence à execução. Além do pagamento, observe contrato, documento fiscal, retenções, competência, período, centro de custo e eventual rateio.
25. Como tratar impostos e retenções?
O projeto não termina na “nota líquida”. A contabilidade deve identificar valor bruto, retenções, obrigação de recolhimento, pagamento líquido e projeto relacionado.
26. Qual é a relação entre contabilidade e prestação de contas?
São processos complementares. A contabilidade registra os fatos econômicos e patrimoniais; a prestação demonstra ao financiador como o projeto foi executado segundo suas regras.
Um equipamento pode consumir uma rubrica inteira na prestação e permanecer como ativo na contabilidade. Férias podem ser reconhecidas por competência, enquanto sua elegibilidade para financiamento depende do instrumento.
Leia também: Prestação de Contas no Terceiro Setor →
27. O projeto precisa “fechar” com a contabilidade?
Sim, no sentido de ser conciliável. O saldo financeiro deve ser relacionado aos recursos recebidos, rendimentos, pagamentos e devoluções. Mas também é preciso compreender obrigações, provisões, ativos, adiantamentos, competência e valores ainda sujeitos à aplicação.
O relatório contábil não precisa apresentar o mesmo número do saldo bancário isoladamente; ele precisa explicar a diferença.
28. Quais relatórios a diretoria deveria receber mensalmente?
☐ Execução orçamentária: orçado × realizado × saldo.
☐ Recursos por projeto: recebido × executado × saldo.
☐ Posição financeira: bancos, aplicações, obrigações e valores comprometidos.
☐ Pessoal: previsto, realizado, provisões e rateios.
☐ Patrimônio: bem, valor, projeto, situação e localização.
Esses relatórios gerenciais não substituem as demonstrações contábeis oficiais.
29. Como controlar vários projetos ao mesmo tempo?
A solução não é manter várias contabilidades independentes. É possuir uma única contabilidade da entidade com capacidade de segregação por projeto.
Sem essa identificação, aumenta o risco de pagar uma despesa com recurso de outro projeto, duplicar rateios, perder a origem de bens, tratar recurso vinculado como livre ou apresentar prestações incompatíveis com a contabilidade.
30. A DRE oficial deve ser uma DRE para cada projeto?
A entidade possui demonstrações contábeis como uma única pessoa jurídica. Internamente, entretanto, pode produzir relatórios gerenciais por projeto. A ITG 2002 (R1) exige identificação das receitas e despesas por atividade e adequada evidenciação das restrições aplicáveis.
31. O que fazer no encerramento do projeto?
Não basta zerar a conta bancária. Verifique saldos e rendimentos, valores a devolver, receitas e despesas, obrigações, provisões, adiantamentos, bens, propriedade e destinação, depreciação, férias, 13º, rescisões, documentos, metas, relatórios e situação da prestação de contas.
32. Saldo não utilizado vira recurso da associação?
Não automaticamente. Depende do instrumento. Quando existe obrigação de devolução, o saldo continua vinculado e não deve ser apropriado como dinheiro livre.
33. Projeto encerrado pode continuar com pendências contábeis?
Sim. Prestação ainda não aprovada, bem aguardando transferência, despesa questionada, glosa, saldo a devolver, obrigação trabalhista, valor a receber ou processo judicial podem permanecer após o fim da execução física.
34. Quais são os erros mais comuns?
☐ Contabilizar todos os projetos juntos.
☐ Confundir saldo bancário com recurso livre.
☐ Não separar recursos com e sem restrição.
☐ Controlar o projeto apenas por planilha.
☐ Não conciliar bancos mensalmente.
☐ Ignorar o regime de competência.
☐ Registrar equipamentos como simples consumo.
☐ Não controlar patrimônio por fonte.
☐ Não provisionar obrigações de pessoal.
☐ Ratear despesas sem critério.
☐ Misturar contrapartida e recurso do financiador.
☐ Perder a relação entre prestação de contas e contabilidade.
☐ Esperar o encerramento para organizar lançamentos.
☐ Transformar saldo vinculado em recurso próprio sem analisar o instrumento.
Leia também: 5 Erros Contábeis no Terceiro Setor →
35. Como deveria funcionar uma rotina mensal?
- Importar e conciliar todos os extratos.
- Identificar a origem de cada entrada.
- Vincular cada despesa ao projeto.
- Conferir documentos fiscais e retenções.
- Apropriar folha e encargos por projeto.
- Registrar rateios com memória de cálculo.
- Atualizar o patrimônio.
- Reconhecer provisões e demais fatos por competência.
- Comparar orçamento e realizado.
- Conferir saldos vinculados.
- Investigar divergências antes do fechamento.
- Emitir relatórios para a gestão.
36. A contabilidade especializada pode ajudar antes mesmo do projeto começar
O trabalho contábil não deveria começar apenas depois dos primeiros pagamentos. Antes da execução, podem ser revisados orçamento, rubricas, plano de trabalho, contas bancárias, centro de custos, equipe, encargos, rateios, patrimônio, documentação e reflexos tributários.
Sua associação só descobre o saldo de cada projeto quando chega a prestação de contas?
Esse é um sinal de que o controle pode precisar de reorganização. A contabilidade por projeto permite acompanhamento de orçamento, execução, pessoal, patrimônio e recursos vinculados.
Perguntas frequentes sobre contabilidade para projetos sociais
O que são recursos vinculados?
São recursos destinados a finalidade, atividade ou projeto específico, cuja utilização deve respeitar as condições do financiador ou instrumento.
Recurso de projeto é receita no momento em que entra na conta?
Não existe resposta única. O reconhecimento depende da natureza do recurso, das condições do instrumento e das normas contábeis aplicáveis.
Todo projeto precisa ter conta bancária exclusiva?
Não em todos os financiamentos privados. Em determinadas parcerias públicas, conta específica é obrigatória.
Projeto precisa ter centro de custo?
O nome da ferramenta pode variar, mas a estrutura deve permitir identificar adequadamente as movimentações por projeto.
Posso misturar dinheiro do projeto com recursos próprios?
Isso deve ser evitado quando os recursos são vinculados. O controle precisa identificar claramente cada fonte e sua utilização.
Funcionário pode trabalhar em mais de um projeto?
Sim. Quando os custos são repartidos, é necessário critério e memória de cálculo coerentes e observância das regras dos financiadores.
Posso ratear aluguel e energia entre projetos?
Pode haver rateio quando a despesa é compartilhada e sua alocação é admitida, com critério consistente e documentação suficiente.
Equipamento adquirido pelo projeto precisa entrar no patrimônio?
Se reunir os critérios de reconhecimento como ativo e pertencer à entidade, deve receber o tratamento contábil aplicável ao imobilizado.
Depreciação é despesa do projeto?
Pode ser despesa contábil quando aplicável, mas isso não significa que seja automaticamente financiável ou reembolsável.
Prestação de contas e contabilidade precisam dar o mesmo resultado?
Precisam ser conciliáveis e coerentes, mas podem utilizar critérios distintos. A contabilidade observa competência e patrimônio; a prestação segue também as regras do financiador.
Saldo não usado pode ficar com a associação?
Somente se o instrumento permitir. Valores sujeitos à devolução continuam vinculados.
O projeto acabou. Posso encerrar imediatamente o centro de custo?
Primeiro verifique obrigações, patrimônio, prestação de contas, saldos, devoluções e demais pendências.
Contabilidade de projetos sociais significa saber a quem pertence cada real
Uma associação pode possuir muito dinheiro em conta e, ao mesmo tempo, poucos recursos realmente livres. Pode também executar projetos aparentemente equilibrados enquanto utiliza recursos próprios sem perceber para cobrir custos que ficaram fora dos respectivos orçamentos.
A contabilidade por projeto ajuda a revelar essas situações e transforma a informação contábil em ferramenta de gestão.
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A Caldeira & Caldeira atua com contabilidade especializada para associações e organizações do Terceiro Setor, incluindo recursos vinculados, centros de custos e integração com prestações de contas.
Este conteúdo possui finalidade informativa. A contabilização e utilização dos recursos dependem da natureza do financiamento, das condições do instrumento e das normas aplicáveis ao caso concreto. Revisado em setembro de 2026.
Referências oficiais
- Conselho Federal de Contabilidade — ITG 2002 (R1), Entidade sem Finalidade de Lucros.
- Conselho Federal de Contabilidade — orientações sobre entidades sem finalidade de lucros e reconhecimento de doações e subvenções.
- Conselho Federal de Contabilidade — Manual de Procedimentos para o Terceiro Setor.
- NBC TG 27 — Ativo Imobilizado.
- Lei nº 13.019/2014 — Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil.
- Decreto nº 8.726/2016 — regulamentação federal do MROSC.