Passo a passo para constituição e formalização de Associações Sem Fins Lucrativos

Uma associação é uma entidade de direito privado, formada pelo agrupamento de pessoas para a realização de objetivos comuns, sem finalidade lucrativa. Para que ela ganhe personalidade jurídica, é necessário seguir um rito formal de constituição.

1. Mobilização e Preparação: O processo inicia-se com a reunião de um grupo fundador (recomenda-se ao menos dez membros) que compartilha uma causa comum. Nesta fase, deve-se elaborar uma proposta de Estatuto Social, que definirá as regras de funcionamento, direitos e deveres dos associados.

2. Processo Convocatório: A assembleia de fundação deve ser precedida de uma convocação formal, informando a todos os interessados o local, a data e a hora do encontro. A convocação pode ser feita por editais, circulares ou outros meios convenientes previstos pelo grupo.

3. Assembleia Geral de Constituição, Eleição e Posse: Nesta reunião solene, ocorrem os seguintes atos fundamentais:

• Constituição: Os presentes acordam formalmente pela criação da associação.

• Aprovação do Estatuto: O projeto de estatuto é lido, discutido e votado.

• Eleição e Posse: Realiza-se a escolha dos membros para os órgãos diretivos (Diretoria Executiva) e para o Conselho Fiscal. Os eleitos são imediatamente empossados, e tudo deve constar em uma Ata de Fundação.

• Lista de Presença: Todos os fundadores presentes devem assinar uma lista com sua qualificação completa.

O Registro no Cartório (RCPJ)

Após a assembleia, os documentos devem ser levados ao Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas (RCPJ) para conferir existência legal à entidade. A documentação básica inclui:

• Requerimento assinado pelo presidente.

• Estatuto Social (em duas ou três vias), que obrigatoriamente deve ter o visto de um advogado inscrito na OAB.

• Ata de Fundação, Eleição e Posse devidamente assinada.

• Relação de associados fundadores e da diretoria eleita.

O prazo legal para esse registro costuma ser de até 15 dias úteis após o protocolo.

A Importância da Contabilidade e Regularização do CNPJ

Muitos acreditam que, por não visarem lucro, as associações estão livres de burocracias contábeis, o que é um erro grave. Sem o registro formal e o CNPJ, a associação é apenas um grupo informal de pessoas, sem legitimidade para movimentar contas bancárias ou firmar contratos.

Regularização do CNPJ: Após o registro em cartório, deve-se solicitar o CNPJ junto à Receita Federal através do Documento Básico de Entrada (DBE). O CNPJ é o que permite à entidade agir legalmente perante terceiros e o governo.

Imunidade e Isenção Tributária: Associações podem gozar de imunidade ou isenção de impostos (como IRPJ e CSLL), mas esse benefício não é automático. Para manter esses privilégios, a lei exige que a entidade mantenha escrituração contábil completa de suas receitas e despesas em livros formais que assegurem sua exatidão.

Principais Obrigações Acessórias

Mesmo sem fins lucrativos, as associações estão sujeitas a rigorosas obrigações perante o Fisco, muitas vezes com fiscalização superior à de empresas comerciais. As principais incluem:

1. ECF (Escrituração Contábil Fiscal): Substituiu a antiga DIPJ e é obrigatória para todas as imunes ou isentas.

2. ECD (Escrituração Contábil Digital): Transmissão digital dos livros Diário e Razão, obrigatória para entidades com movimentação financeira ou receitas acima de determinados limites.

3. EFD Contribuições: Relacionada à apuração de PIS e COFINS.

4. DCTF: Declaração mensal de débitos e créditos tributários federais.

5. DIRF e FGTS: Caso a associação possua funcionários ou realize retenções na fonte.

6. E-Social: Informações sobre o quadro de empregados.

A contabilidade para o Terceiro Setor deve seguir normas específicas, como a ITG 2002 (R1), que orienta o reconhecimento de doações, subvenções e o trabalho voluntário. O papel do contador é, portanto, estratégico para garantir que a associação permaneça regular e possa cumprir sua missão social com segurança jurídica.

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