Muitos empresários ficam apreensivos quando recebem uma fiscalização trabalhista. A melhor resposta não é o improviso: é manter documentos, rotinas trabalhistas e registros organizados antes de qualquer fiscalização.
Neste guia, você verá o que a Auditoria-Fiscal do Trabalho pode verificar, quais documentos podem ser solicitados, como a empresa deve agir e como se preparar preventivamente.
O que o Auditor-Fiscal do Trabalho pode fazer?
A inspeção do trabalho verifica o cumprimento da legislação trabalhista e das normas de segurança e saúde no trabalho. Conforme o objeto da fiscalização, o Auditor-Fiscal pode acessar o estabelecimento, entrevistar trabalhadores, solicitar documentos e registros e, constatadas irregularidades, adotar as medidas previstas na legislação.
Importante: embargo e interdição estão relacionados a situações de grave e iminente risco e seguem regras próprias. A aplicação de penalidades depende da infração identificada e dos critérios legais aplicáveis.
Quais documentos podem ser solicitados?
A documentação varia conforme o objeto da fiscalização, porte, atividade e riscos existentes. Entre os registros que podem ser verificados estão:
- contratos e registros dos empregados;
- controles de jornada, quando aplicáveis;
- recibos e registros relacionados à folha de pagamento;
- documentação de segurança e saúde no trabalho aplicável;
- PCMSO e exames ocupacionais, quando exigíveis;
- PGR, quando exigível;
- comprovantes de fornecimento de EPI;
- certificados de treinamentos previstos nas NRs;
- LTCAT, quando aplicável;
- acordos e convenções coletivas pertinentes.
PGR não é uma obrigação universal. O MEI é dispensado de elaborar PGR. Microempresas e empresas de pequeno porte de graus de risco 1 e 2 também podem ser dispensadas quando cumprirem as condições previstas na NR-01.
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Como agir durante uma fiscalização trabalhista
O que fazer
- Confirme a identificação do Auditor-Fiscal do Trabalho.
- Mantenha postura profissional e colaborativa.
- Disponibilize os documentos relacionados ao objeto da fiscalização nos termos solicitados.
- Registre internamente os documentos e informações apresentados.
- Quando houver dúvida, solicite esclarecimento e a respectiva fundamentação.
- Acione os responsáveis contábil, trabalhista, jurídico ou de SST quando a situação exigir análise técnica.
O que evitar
- impedir ou criar obstáculos à fiscalização;
- fornecer informação sabidamente incorreta;
- alterar ou produzir documentos para aparentar uma situação inexistente;
- omitir documentos cuja apresentação tenha sido regularmente exigida;
- transformar a fiscalização em confronto pessoal.
E as multas trabalhistas?
Não é adequado tratar as penalidades de segurança e saúde no trabalho como uma tabela simples de valores fixos. A NR-28 utiliza critérios de gradação das infrações e considera, entre outros fatores, o número de empregados, a gravidade e a natureza da irregularidade.
Além disso, a NR-28 passou a prever expressamente o reajuste anual dos valores das multas. Por isso, uma estimativa publicada sem analisar o enquadramento concreto pode induzir a empresa a erro.
Atenção: o valor de eventual penalidade deve ser analisado conforme a infração efetivamente autuada e a legislação vigente na data da fiscalização.
DET e Livro de Inspeção do Trabalho Eletrônico
A preparação também envolve acompanhar os canais digitais oficiais. O Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET) é utilizado na comunicação eletrônica entre a Inspeção do Trabalho e os empregadores.
O eLIT — Livro de Inspeção do Trabalho Eletrônico — está disponível dentro do DET e permite acesso ao histórico de fiscalizações do empregador.
Checklist de preparação para fiscalização
☐ Registros e contratos de trabalho organizados e atualizados
☐ Controles de jornada organizados, quando exigíveis
☐ Folha, recibos e registros trabalhistas conferidos
☐ PCMSO e exames ocupacionais em dia, quando aplicáveis
☐ PGR atualizado, quando exigível
☐ Registros de entrega de EPIs, quando aplicáveis
☐ LTCAT e demais documentos de SST pertinentes
☐ Treinamentos obrigatórios documentados
☐ Acordos e convenções coletivas pertinentes arquivados
☐ Acesso ao DET acompanhado regularmente
☐ Responsáveis internos sabem quem acionar em caso de fiscalização
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Preparação é melhor do que improviso
A fiscalização trabalhista faz parte do ambiente empresarial. Empresas que mantêm documentação, registros e obrigações em ordem conseguem responder às solicitações com mais segurança.
Na Caldeira & Caldeira, a organização das rotinas contábeis e trabalhistas pode integrar um trabalho preventivo, permitindo identificar pendências antes que se transformem em problemas durante uma fiscalização.